Wie in het bedrijfsleven werkt, heeft niet zelden een vergaderlocatie nodig op een makkelijk te bereiken plek voor alle aanschuivende partners. Iedereen komt uit verschillende delen van het land en het is dan makkelijk dat ze niet helemaal door de smalle polderwegen naar jouw bedrijf toe hoeven komen. Bovendien is het belangrijk om een goede eerste indruk te maken. Daarom hebben we alle tips op een rij gezet over zaalverhuur voor de beste vergaderlocatie in onze streek.
Tip #1: Zorg voor de juiste voorzieningen
Het is goed om bij voorbaat een lijst te maken met eisen waar jouw vergaderlocatie aan moet voldoen. Er moet voldoende plek zijn voor alle gegadigden, er moet voldoende privacy zijn zodat je zonder meeluisterende oren kunt overleggen over belangrijke zaken en je wilt natuurlijk dat er een microfoon, een projector of beeldscherm en een daarvoor geschikte zaal voor is. Ook moet je denken aan de juiste zitplekken: wil je dat je gasten op luxe stoelen zitten, of wil je zelf indruk maken met een dure bureaustoel?
Tip #2: Zorg voor goede bereikbaarheid
Zoals al werd beschreven in de inleiding is het enorm belangrijk dat jouw vergaderlocatie niet al te ver van de snelweg ligt of van een treinstation, afhankelijk van hoe jouw vergaderleden reizen. Door een locatie te boeken bij zaalverhuur Den Haag bijvoorbeeld, heb je gelijk een centraal gelegen locatie die makkelijk te bereiken is voor iedereen. Voor potentiële klanten is dat niet alleen makkelijk, maar ook laat je zien dat je bereid bent om samen te werken, concessies te doen en een stap in hun richting te zetten.
Tip #3: Zorg voor extra opties
Is jouw vergadering een ontmoeting die langer duurt dan één dag, dan is het ook niet erg om in een hotel locatie te vergaderen. Zo kunnen gasten overdags vergaderen en ’s avonds genieten van de prachtige voorzieningen, zoals een zwembad, een sauna en heerlijke diners. Natuurlijk moet dat allemaal betaalbaar zijn en wil je tegelijkertijd dat jouw gasten zich goed vermaken, zodat ze de volgende dag weer genoeg energie hebben om aan de vergadertafel aan te schuiven.
Tip #4: Zorg voor de natjes en droogjes
Tijdens een vergadering is het enorm belangrijk om genoeg te eten en te drinken te hebben. Zorg voor een goede lunch, brunch of diner, zodat je jouw potentiële klanten of je werknemers eens goed in de watten legt. Een luxe diner, een goed verzorgde lunch, geeft jouw potentiële klant een goede indruk en zorgt ervoor dat ze jouw bedrijf zien als een succesvolle onderneming en graag zaken met je gaan willen doen. Een investering in een goede zaal, in goed eten, is dus een investering in jouw zaak.
Tip #5: Zorg voor genoeg ruimte
Als laatste tip is het belangrijk om te zeggen dat het erg belangrijk is om mensen de ruimte te geven. Heb je bijvoorbeeld een locatie geboekt voor 40 personen, maar komen er 50, dan zal het soms toch erg krap zijn. Je wilt niet een slechte of krenterige indruk maken op mensen die soms een flink eind hebben gereisd om met jouw bedrijf in zee te gaan. Je wilt natuurlijk niet dat mensen zich afvragen waar jij nog meer geld op probeert te besparen.