Als ondernemer heb je op meerdere manieren te maken met privacy. Dit kan in de vorm van een geheimhoudingsverklaring voor werknemers zijn, maar een privacybeleid is ook wettelijk verplicht als je in jouw bedrijf bijvoorbeeld te maken hebt met persoonlijke gegevens van klanten. Het klinkt allemaal nogal ingewikkeld, maar is het dus ook zeker heel belangrijk om je zaken rond geheimhouding en privacy op orde te hebben. Hoe je dit aanpakt, lees je in dit artikel!
Waarom privacy als ondernemer belangrijk is
Als ondernemer heb je te maken met de privacywetgeving. Wetten zoals de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) zijn dan ook bedoeld om de gegevens van je klanten, cliënten en medewerkers te beschermen. Houd je je hier niet aan, dan volgen er consequenties. Betrokkenen kunnen dan bijvoorbeeld een beroep doen op hun privacyrechten en een schadevergoeding vorderen op jou. Maar het is ook mogelijk dat men een klacht over jouw onderneming gaat indienen bij een officiële instantie. Soms kan het zelfs zo ver gaan dat je strafbaar bent, dus is het zeer aan te raden om als ondernemer de privacyregels heel serieus te nemen. Gelukkig hoeft dit helemaal niet ingewikkeld te zijn, want op internet kun je makkelijk een privacyverklaring voorbeeld vinden.
Geheimhoudingsverklaring en privacyverklaring: verplicht?
Om duidelijk antwoord te geven op de vraag of een geheimhoudingsverklaring en privacyverklaring verplicht is: een geheimhoudingsverklaring is NIET verplicht, maar een privacyverklaring is WEL verplicht. Een geheimhoudingsverklaring is echter verstandig om te hebben, omdat je als ondernemer vaak met vertrouwelijke bedrijfsinformatie werkt en je niet wilt dat (ex)werknemers alles aan de grote klok hangen. Een privacyverklaring is volgens de AVG wet wel verplicht, omdat de betrokkenen het recht hebben om te weten wat er met hun gegevens gebeurt.
Geheimhoudingsverklaring
Een geheimhoudingsverklaring is een overeenkomst tussen partijen met daarin de afspraak dat bepaalde informatie geheim moet worden gehouden. Er wordt dus gevraagd om deze ook niet met anderen te delen. Een geheimhoudingsverklaring oftewel een non-disclosure agreement (NDA) is bedoeld om je concurrentievoordeel te behouden. Je laat werknemers deze verklaring ondertekenen om vertrouwelijke informatie die in jouw bedrijf omgaat, te beschermen. Vertrouwelijke informatie kan bijvoorbeeld gaan om technische kennis, bedrijfsresultaten, auteursrechten, uitvindingen of ander intellectueel eigendom. Zo’n verklaring kun je eenvoudig zelf online en gratis maken.
Privacyverklaring
Een privacyverklaring verschilt van een geheimhoudingsverklaring. Een privacyverklaring vertelt namelijk iets over hoe jij als bedrijf met verzamelde persoonsgegevens omgaat. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld over klanten, cliënten, bezoekers, studenten, leden of personeel gaan. Je bent wettelijk verplicht om deze betrokkenen te informeren over welke gegevens je precies verzamelt en op welke manier je dit doet. Dit kan dan in de privacyverklaring worden opgenomen. Net als bij de geheimhoudingsverklaring kun je een privacyverklaring ook eenvoudig en gratis online opstellen. Je moet dan van tevoren een aantal vragen beantwoorden en het type privacy statement kiezen. Een privacyverklaring kan dan bijvoorbeeld in het Nederlands, maar ook in het Engels geschreven worden. Vervolgens genereert de computer automatisch een juridisch document aan de hand van de vragen die je hebt beantwoord. Dit hele proces duurt slechts tien minuten. Het vergt een hele kleine tijdsinvestering, maar dan weet je wel 100% zeker dat je je aan de geldende privacy wetten houdt!
